教育学院教学档案管理制度

    一、总则

    1.为加强教育学院档案工作，全面提高院档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》等有关规定精神，特制定本制度。

    2.院档案工作由一名院领导直接分管，并列入领导的议事日程。日常工作由院教学办公室管理。

    3.建立科学的档案管理网络，责任到人。

    4.院在工作活动中形成的全部档案均由院办公室集中统一管理。

    5.档案管理现代化，应纳入院发展规划。根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化，以提高档案的科学管理水平和服务效率。

    二、档案室职责

    6.积极宣传和认真执行《档案法》及上级档案部门有关档案工作的方针、政策、规定。

    7.负责指导，督促学院各部门，按规定做好文件材料的收集、整理、归档、移交工作，指导院档案网络开展业务活动。

    8.做好收集、整理、鉴定、统计、积累、立卷、归档、保管和提供档案利用工作。

    9.集中统一管理院在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案，积极开发利用档案资料，为院各项工作服务。

    三、档案人员岗位责任制

    10.坚持四项基本原则，认真学习党和国家的方针政策，模范遵守各项制度。

    11.认真贯彻执行国家《档案法》和有关档案工作的方针、政策、规定。热爱档案工作。学习、掌握档案管理知识，不断提高管理水平。

    12.主动、及时地收集本院在工作活动中形成的各种文件、资料，认真做好整理、鉴定和预立卷工作。在上级部门规定的时间内，做好上一年档案材料的立卷、归档。

    13.熟悉室藏档案，编制必要的检索工具和专题资料，积极提供利用，并做好统计。

    14.严格遵守党和国家的保卫、保密制度，管理好各类档案，确保档案的完整、安全。

    四、档案的保管制度

    15.院档案明确有专人管理，非档案工作人员未经批准，不得随意翻阅。

    16.档案室内严禁吸烟。配备必要的消防器材。办公室人员离开时，要关闭门窗，切断电源。

    17.档案柜、橱、箱等装具，应排列有序，统一编号，做到整齐划一。

    18.定期组织人员，对档案保管状况进行全面检查（每年二次）对破损、褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。凡遇重大问题，及时向领导汇报。

    五、档案的保密制度

    19.文件处理做到“四及时”即：及时登记、及时传阅、及时催（承）办、及时归卷；“四不”即：文件材料不积压、不错漏、不遗失、不泄密。

    20.档案管理人员必须遵守保密纪律，做到：不该说的机密，绝对不说；不该问的机密绝对不问；不该看的机密，绝对不看；不该记录的机密，绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场合和亲属子女亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存入机密文件和资料。

    21.长期以上保存的文件和材料属密级档案，凡因工作需要查阅的单位和个人，须办理审批、登记手续后，才可借阅。

    22.外出人员不准携带档案，如因特殊情况需经领导批准，办理登记，回来即归还注销。

    六、档案的利用制度

    23.档案管理人员应熟悉所藏档案情况，积极、主动地做好提供利用工作。

    24.根据利用工作的需要，编制必要的《案卷目录》、《全引目录》、专题文件目录（卡片）和基础数字汇编，发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。

    25.凡需利用档案的部门或个人，都应按规定办理利用手续，在指定的地点阅档。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、磨损、涂改、剪裁及拆散档案。

    26.做好档案利用反馈工作，在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，“利用工作”结束后，由利用者如实填写，及时交档案管理人员。

    27.凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制，须经批准、审核，确认无误后加盖证明印章方能生效。

    七、立卷归档制度

    28.凡本院办理完毕的具有保存价值的各种门类的材料，均属于归档范围。

    29.每年三月底以前将上年处理完毕的文件资料整理、预立卷后交校档案室归档。任何个人、部门未经允许不得长期存放档案。

    30.文件材料立卷的程序一般分为：分类——组合——编目，即在文件材料收集齐全、完整的基础上，将文件材料以问题为主，兼顾其它特征进行组合，基本做到问题单一，类型鲜明、年代不混、保管期限准确。最后将组合好的文件材料，进行系统排列和编目。要求做到排列整齐，字迹端正。

    31.各类档案移交时，必须经档案管理人员清点检查，办好交接手续。